Cuánto cuesta un empleado a la empresa en 2026: cotizaciones, ejemplos y coste por hora
Lo que cuesta un trabajador a la empresa en 2026: 30,65 % de Seguridad Social más accidentes, tabla de 18.000 a 60.000 € brutos, costes ocultos y coste por hora.
El sueldo bruto que se pacta en una oferta no es lo que paga la empresa. Sobre esa cifra se añade la cotización empresarial a la Seguridad Social, que en 2026 ronda entre el 32 % y el 38 % del bruto según la actividad, y después una serie de costes que nunca aparecen en la nómina: vacaciones, bajas, indemnizaciones, formación o equipo. Un trabajador de 30.000 € brutos cuesta en realidad cerca de 40.000 € al año. Aquí tienes el desglose; para tu caso concreto usa la calculadora de coste de empleado.
Qué cotiza la empresa por cada trabajador en 2026
La Orden PJC/297/2026 fija los tipos de cotización del Régimen General a cargo del empresario. Se aplican sobre la base de cotización del trabajador, que es el bruto mensual con las pagas extra prorrateadas:
| Concepto | Contrato indefinido | Contrato temporal |
|---|---|---|
| Contingencias comunes | 23,60 % | 23,60 % |
| Desempleo | 5,50 % | 6,70 % |
| FOGASA | 0,20 % | 0,20 % |
| Formación profesional | 0,60 % | 0,60 % |
| Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) | 0,75 % | 0,75 % |
| Subtotal sin accidentes de trabajo | 30,65 % | 31,85 % |
| Accidentes de trabajo y enfermedad profesional (AT/EP) | Según actividad: oficinas ~1 %, comercio y hostelería ~1,5 %, industria ~3 %, construcción hasta 6,7 % | |
La prima de AT/EP depende del código CNAE de la empresa, no del puesto concreto, y es lo que marca la diferencia entre sectores. Para una oficina con contratos indefinidos el total queda en torno al 31,65 %; en construcción puede superar el 37 %.
Hay dos límites que conviene conocer. La base máxima de cotización en 2026 es de 5.101,20 € al mes (61.214,40 € al año): por encima de esa cifra el sueldo sube, pero la cotización no. Y la base mínima es de 1.424,40 € para los grupos 4 a 7, de modo que un contrato a jornada completa nunca cotiza por menos aunque el convenio pague menos.
Tabla de coste total según sueldo bruto
Contrato indefinido en una empresa de oficinas (AT/EP del 1 %), sin horas extra ni bonificaciones. El coste de Seguridad Social es el 31,65 % del bruto:
| Sueldo bruto anual | Seguridad Social empresa (31,65 %) | Coste total anual | Coste mensual (12 meses) |
|---|---|---|---|
| 18.000 € | 5.697,00 € | 23.877,00 € | 1.989,75 € |
| 24.000 € | 7.596,00 € | 31.836,00 € | 2.653,00 € |
| 30.000 € | 9.495,00 € | 39.795,00 € | 3.316,25 € |
| 40.000 € | 12.660,00 € | 53.060,00 € | 4.421,67 € |
| 60.000 € | 18.990,00 € | 79.590,00 € | 6.632,50 € |
Los 60.000 € siguen por debajo del tope anual de 61.214,40 €, así que cotizan íntegros. A partir de ahí el coste empresarial de la Seguridad Social se congela en unos 19.374 € al año (31,65 % de la base máxima), y cada euro adicional de sueldo cuesta exactamente un euro.
La brecha entre lo que paga la empresa y lo que cobra el trabajador
Tomemos el caso de 30.000 € brutos. La empresa desembolsa unos 39.800 € al año. El trabajador, por su parte, paga su 6,50 % de Seguridad Social (1.950 €) y una retención de IRPF que, para una persona soltera sin hijos, ronda el 16-17 % (unos 4.950 €). El neto se queda en torno a 23.100 €, algo más de 1.900 € al mes en 12 pagas.
Es decir: de cada 100 € que cuesta ese empleado, 58 llegan a su cuenta, 12 se van en IRPF y 30 a la Seguridad Social entre ambas aportaciones. Cuando un candidato pide "mil euros más" de bruto, a la empresa le cuestan unos 1.330 € y al trabajador le llegan unos 700 €. Afina el neto con la calculadora de sueldo neto y repasar cada línea en la guía cómo leer tu nómina.
Costes que no aparecen en la nómina
El presupuesto real de un puesto incluye partidas que ninguna nómina refleja:
- Vacaciones y festivos pagados: 30 días naturales de vacaciones y 14 festivos al año en los que se paga salario sin trabajo efectivo.
- Indemnización por despido: 20 días por año en un despido objetivo y 33 en uno improcedente, más el finiquito. Calcúlala con la calculadora de indemnización por despido.
- Bajas por enfermedad: en una baja común la empresa paga del día 4 al 15 (el 60 % de la base) y sigue cotizando durante toda la ausencia.
- Formación: el tiempo de formación es tiempo pagado, aunque el curso se financie con el crédito formativo.
- Equipo y puesto: ordenador, licencias de software, teléfono, mesa,.
- Prevención de riesgos laborales: servicio de prevención ajeno, reconocimientos médicos y EPI.
- Plan de igualdad: obligatorio a partir de 50 trabajadores.
Como regla rápida, muchas asesorías multiplican el bruto por 1,40 o 1,45 para presupuestar un puesto de oficina con todos estos conceptos.
Bonificaciones y reducciones de cuota en 2026
El Real Decreto-ley 1/2023 concentra los incentivos a la contratación. Los más habituales son las bonificaciones por contratación indefinida de jóvenes con baja cualificación o procedentes del Sistema Nacional de Garantía Juvenil, por personas con discapacidad, por conversión de contratos temporales y formativos en indefinidos. Suelen ser una cuantía fija mensual que se resta de la cuota empresarial durante uno a tres años; los importes y requisitos los publica el SEPE.
Cómo calcular el coste por hora efectiva
Dividir el coste anual entre las 2.080 horas de un año de 40 horas semanales infla la productividad del puesto. Si descuentas vacaciones y festivos, las horas realmente trabajadas se quedan en unas 1.752 al año:
| Sueldo bruto | Coste total | Coste por hora teórica (2.080 h) | Coste por hora efectiva (1.752 h) |
|---|---|---|---|
| 18.000 € | 23.877 € | 11,48 € | 13,63 € |
| 24.000 € | 31.836 € | 15,31 € | 18,17 € |
| 30.000 € | 39.795 € | 19,13 € | 22,71 € |
| 40.000 € | 53.060 € | 25,51 € | 30,29 € |
Si además restas las ausencias por enfermedad y el tiempo de formación o reuniones internas, la hora facturable de un técnico de 30.000 € se acerca a los 25 €. Esa es la cifra que debe cubrir la tarifa que la empresa cobre por su trabajo, más el margen.
La alternativa: contratar a un autónomo
Un freelance no genera cotización empresarial: la empresa paga la factura y punto. Con 30.000 € de presupuesto, lo que en nómina es un sueldo de unos 22.600 € brutos, a un autónomo le supone una facturación de 30.000 € de la que él mismo paga su cuota (entre 200 y 590 € al mes según tramo de rendimientos en 2026) y su IRPF. Desaparecen también las vacaciones pagadas, la indemnización y las bajas.
El riesgo es el falso autónomo. Si la persona trabaja con horario fijo, en las instalaciones de la empresa, con sus medios y bajo las órdenes de un jefe, la Inspección de Trabajo puede declarar la relación laboral y reclamar hasta cuatro años de cotizaciones atrasadas con recargo del 20 % y sanciones de entre 3.750 y 12.000 € por trabajador. Solo compensa cuando hay autonomía real: proyectos definidos, varios clientes y organización propia del tiempo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta a la empresa un trabajador que cobra 1.500 € netos?
Un neto de 1.500 € en 12 pagas corresponde a unos 23.000 € brutos anuales para una persona sin hijos. Con el 31,65 % de cotización de una oficina, el coste total ronda los 30.300 € al año, unos 2.525 € al mes.
¿Cotiza la empresa por las pagas extra?
Sí. Las pagas extraordinarias se prorratean obligatoriamente en la base de cotización de cada mes, aunque el trabajador las cobre en junio y diciembre. El coste anual es el mismo con 12 o con 14 pagas.
¿Qué pasa con la cotización si el sueldo supera la base máxima?
La empresa cotiza como máximo sobre 5.101,20 € al mes (61.214,40 € al año). Un sueldo de 80.000 € genera la misma cuota de Seguridad Social que uno de 62.000 €; la diferencia solo tributa por IRPF.
¿Las bonificaciones se descuentan del sueldo del trabajador?
No. Las bonificaciones y reducciones reducen la cuota que paga la empresa a la Seguridad Social; el bruto, el neto y las bases de cotización del trabajador no cambian.